Verksamhetsplan/strategi

Verksamhetsplan

Verksamhetsplan stödjer den samlade planeringen för verksamhetsåret t ex vision, mission, uppdrag, strategier, mål och krav, risker, internkontroll, uppföljning och rapportering. Respektive del är beskriven i de kommande avsnitten.

Verksamhetsplanen konfigureras med perioder och behörigheter samt vilka delar som ska ingå. Flera perioder kan användas t ex en aktiv period samt kommande års planering.

Via perspektivfunktionalitet kan administratören ha en vy för uppsättning och konfigurering medan användare har en annan vy anpassat för arbetsuppgifterna.

Mätningar och uppföljningar kan göras på sidan för verksamhetsplan alternativt via användarens Min sida.

Vision/mission

Vision/mission ger möjlighet att skapa portaler och informationsentiteter som synliggörs inom hela iFACTS system.

Vision är ofta en kortare formulering men med kopplade analyser, beskrivningar, dokument och mätningar.

Mission brukar konfigureras utifrån bl a mission-formulering, affärsidé, värdekedjor och kultur. Denna information är tillgänglig i strategiarbetet och vid strukturering av de operationella processerna.

Både Vision och Mission är del av iFACTS informationsmodell och kan kopplas i olika flöden för t ex risk, incidenter och bedömningar.

Uppdrag

Uppdrag ger möjlighet att formulera uppdraget och förtydliga i olika beskrivningar och kopplade dokument.

Uppdraget kan skapas på central nivå och distribueras ut i organisation. Mål och mätningar kan kopplas till uppdraget. T ex acceptans, mätning utifrån taxonomi eller mätning av faktiska värden.

Uppdraget blir en del i informationsmodellen och kan kopplas till de övriga delarna. Exempelvis uppdraget kan kopplas till risker, incidenter, avvikelser, strategier eller målkedjan.

Strategi

Strategi ger möjlighet att skapa portaler för respektive strategi. Här kan olika former av analyser kopplas, beskrivningar och dokument. Behov av datafält är konfigurerbart.

En viktig del i strategiarbetet är analys av risker vilket påverkar strategins utformning. Här kan iFACTS Risk konfigureras in på strategiportalen och på ett integrerat sätt stödja strategiarbetet.

Strategin kan skapas på central nivå och distribueras i organisationen. Alternativt skapas strategin på lokal nivå. Möjlighet att koppla strategier till varandra och visualisera i diagram

Mål och mätning kan kopplas till respektive strategi och distribueras till mottagare i organisation.

Mål, nyckeltal, KPI

Här ges möjlighet att skapa valfria mål, nyckeltal eller KPI. Respektive mål tilldelas en egen portal för dokumentering, mätning, distribution och monitorering.

Målen kan mätas på flera olika sätt.

• Distribution och datainmatning av värden
• Distribution och datainmatning av taxonomi
• Distribution och datainmatning via iFACTS KPI

iFACTS KPI är de nyckelvärden som är konfigurerade inom informationsmodellen. T ex betyg, värde, vikt, status etc.

Mål är synliga i hela iFACTS informationsmodell och kan kopplas till övriga delar såsom strategi, risk, incidenter, processer, projekt, IT-resurser eller anläggningar.

Policy

Policy stödjer att skapa policies i organisationen med innehåll, beskrivning, referenser, kopplade guidelines vilket samlas i en portal för respektive policy.

Respektive policy kan distribueras till relevanta delar i organisation, t ex arbetsmiljö till processer eller informationssäkerhet till IT-resurser. Från portalen kan efterlevnad löpande följas upp och avvikelser hanteras.

Mål och mätning kan kopplas till varje policy. På så sätt kommer det finnas mätbara uppföljning på varje policy och möjlighet att se status på efterlevnad.

Lag/Norm

Här kan relevant lagstiftning och normer läggas in och tilldelas egen portal med information, referenser och uppföljning.

Mål och mätning kan kopplas till Lag/norm på samma sätt som för övriga områden.

Ofta brukar lag/norm innehålla en uppsättning krav som ska efterlevas. Dessa krav registreras som en del av iFACTS Bibliotek där alla kraven samlas. Dessa kraven kan distribueras via s k triggerteknologi, t ex viss klassning eller typ aktiverar ett visst krav.

Samtliga Lagar och normer är en del av informationsmodellen och kan kopplas till risker, incidenter, organisationer, projekt etc.

Kontrakt

Här kan kontakt med externa parter läggas in och tilldelas egen portal med information, referenser, dokumenthantering, roller och uppföljning.

Möjlighet att dokumentera kontraktet, dess krav, mål och mätningar samt formalia som förfallodatum, uppsägningstid etc.

Budget

Här ges möjlighet att skapa en budget för bl a en organisationsentitet, process, projekt, anläggning eller IT-tjänst.

Budgeten kan skapas centralt och distribueras till respektive organisationsdel. iFACTS tabellkomponent används för registrering av budgetvärden med poster, kolumner, värden.

Tabellkomponenten kan konfigureras för flera olika budgetmodeller t ex resultatbudget, taxor eller investeringsbudget. Rapportperiod kan skapas valfritt, t ex månadsvis rapportering.

Aktiviteter

iFACTS Händelsemodul är integrerad i Verksamhetsplan/strategi. Den ger möjlighet att skapa olika typer av händelser. Exempelvis:

Planerade aktiviteter – Aktiviteter som är planerade under året, t ex kvartalsrapport eller budgetinlämning.

Prioriterade aktiviteter – Ofta kopplat till någon form av analys där dessa bestämts och kan visualiseras och följas upp i verksamhetsplanen.

Avvikelser – Här landar alla avvikelser från plan. Kan vara en revisionsanmärkning, sen uppföljning eller risk över acceptansnivå.

Samtliga dessa händelsetyper integreras inom verksamhetsplanen och är tillgängliga för uppföljning och rapportering.

Analys

Analys skapar en egen portal för analysarbetet. Analysen namnsätts så att den är synlig inom informationsmodellen.

Här ges möjlighet att koppla dokumentering och beskrivningar samt att distribuera till relevanta delar inom organisationen.

Även stöd för att hämta information inom iFACTS informationsmodell. Det kan t ex vara nyckeltal, beroendekartor, riskanalyser, rapporter, avvikelsestatus, kontrollstatus.

En vanlig output av analysarbetet är Prioriterade aktiviteter för att hantera resultatet av analysen. Här används iFACTS Händelse och de olika prioriterade aktiviteterna kan distribueras inom organisationen och verksamhetsplanerna.

Risk

iFACTS Riskhantering är integrerad i Verksamhetsplan/strategi. Den ger möjlighet att skapa riskregister på olika nivåer i organisationen.

Inom verksamhetsplanen genomförs riskhantering på en övergripande nivå där underliggande organisationers riskarbete är underlag för denna övergripande. I identifieringssteget kopplas de risker och förhållande som underliggande delar bedömt. Därefter skapas och bedöms topprisker.

Hanteringen sker via förebyggande åtgärder alternativt koppling till kontroll med syfte att reducera risken.

Hela riskarbetet dokumenteras via olika informationsfält och därefter skapas en riskrapport. Detta är input till steget internkontroll inom verksamhetsplanen.

Internkontroll

iFACTS Check-kontroll-enkät är integrerad i Verksamhetsplan/strategi. Den ger möjlighet att skapa kontrollprogram på olika nivåer i organisationen.

Inom verksamhetsplanen initieras internkontrollarbetet genom risksteget och dess riskrapport. Utifrån dessa risker och omständigheter skapas kontroller för att på bästa sätt reducera riskerna. Detta blir internkontrollprogrammet för året.

Internkontrollprogrammet kan distribueras i organisationen till relevanta delar. Ofta består det av flera delar t ex ekonomi, kvalitet, effektivitet, IT etc.

Varje internkontrollprogram har egen portal för resultat, framåtskridande, avvikelser och uppföljning.

I portalen skapas även informationsfält för beskrivningar, referenser och kommentarer. Sammantaget med resultatet skapas därefter en internkontrollrapport.

Rapportering/uppföljning

Här ges möjlighet att skapa rapporterings- och uppföljningstillfällen, t ex en kvartalsrapportering.

Rapporteringen/uppföljningen konfigureras för innehåll. Det kan vara uppföljning av mål, efterlevnad av policy, riskstatus eller kontrollresultat.

Inmatning av data kan ske manuellt alternativt kopplas till iFACTS informationsmodell och där välja ett urval av dessa resultatdelar.

Uppföljningen/rapporteringen kan utökas med godkännandeflöden av t ex ledningspersonal.