Mjukvaruplattform

iFACTS mjukvara är en webb-applikation som bygger på den senaste tekniken från Microsoft, ASP.NET Core, med SQL server.

Informationsmodellen omfattar hela organisationen, dess processer, projekt, resurser, tillgångar, försäkringsobjekt och externa leverantörer med huvuddomäner mål, händelse, risk, kontroll.

Kraftfullt API som möjliggör integrationer med flera olika datakällor och system.

Mjukvaran finns i grundutförandet på svenska och engelska, kan vid behov anpassas till fler språk.

iFACTS erbjuder drift via en svensk driftspartner, så avtal kan tecknas som en SaaS lösning. All data lagras i Sverige. Alternativt kan mjukvaran installeras i er egen IT-miljö, som en “on-prem”-lösning.

Dokumenthantering

iFACTS Dokumenthantering hanterar alla dokument i systemet i en gemensam integrerad filstruktur, nåbar från samtliga tillgängliga moduler. Dokument sparas, klassificeras och arkiveras med validering & versionshantering.

iFACTS Dokumenthantering möjliggör ett säkert sätt för hantering av dokument kopplat till tillgångar, risker, skador, försäkring etc.. Tillgång till dokumenten styrs av det övergripande behörighetssystemet. Användaren har endast åtkomst till dokument utifrån sin behörighet i systemet.

Funktionalitet:

Uppladddning & arkivering av dokuemnt
Folderstruktur för förenkling av tillgänglighet och organisering
Klassificering; dokument och foldrar kan klassificeras utifrån konfidentialitet och begränsad tillgänglighet utifrån specifika användargrupper & behörigheter
Versionshantering med ändringsdatum och loggar enligt fastställda standards
Stjärnmarkering och andra etiketter kan användas för förenkling av sökning och sortering av dokument

Fördelar:

Användare kan söka efter dokument
Dokument kan klassas
Versionshantering
Hierarkier kan sättas upp
Behörigheter kan sättas upp för redigerings- och tittaläge
Behörigheter kan sättas upp för åtkomst till dokument
Dokument av flera olika typer kan laddas upp
Dokument kan arkiveras.

Mål, nyckeltal, KPI

Här ges möjlighet att skapa valfria mål, nyckeltal eller KPI. Respektive mål tilldelas en egen portal för dokumentering, mätning, distribution och monitorering.

Målen kan mätas på flera olika sätt.

Distribution och datainmatning av värden
Distribution och datainmatning av taxonomi
Distribution och datainmatning via iFACTS KPI

iFACTS KPI är de nyckelvärden som är konfigurerade inom informationsmodellen. T ex betyg, värde, vikt, status etc.

Mål är synliga i hela iFACTS informationsmodell och kan kopplas till övriga delar såsom strategi, risk, incidenter, processer, projekt, IT-resurser eller anläggningar.

Kravhantering

Kravhantering möjliggör att distribuera krav till olika organisationsdelar, t ex bolag, process, projekt, IT eller extern leverantör.

Kraven lagras i iFACTS Bibliotek i olika grupperingar för t ex krav, kontroller, åtgärder. Dessa aktiveras genom triggerlogik utifrån klassning, kategori eller beroendetyp.

När kraven distribuerats till rätt enhet initieras en kravhanteringsprocess med datum, godkännande, uppfyllnadsgrad eller undantag.

Checklista

Checklista är en generisk funktionalitet som kan kopplas till de olika delarna i iFACTS informationsmodell.

Den ger möjlighet att skapa en checklista och distribuera ut den till ett urval enheter i organisationen.

Funktionalitet för schemaläggning, distribution, portalsida, inrapportering, avvikelsehantering.

Notifieringar

Notifieringar är en generisk funktionalitet som kan kopplas till de olika delarna i iFACTS informationsmodell.

Notifieringen kan vara en uppgift som ska utföras, förfallodatum som passerats, olika tröskelvärden som passerats, att något blivit utfört.

Notifieringen kan skicka antingen inom systemet eller som email.

Funktionalitet för schemaläggning, distribution, portalsida, inrapportering, avvikelsehantering.

Rapporter & Dashboards

I applikationen finns effektivt stöd för olika typer av rapporter.

Via Microsoft SSRS och standardrapporter integrerade i systemet, kan användare själva sätta upp och spara den slutliga designen av rapporter. Parametersättning, kolumnval och rapportformat är olika typer av inställningar som enkelt kan användas.

Microsoft SSRS är integrerat med iFACTS och kan användas överallt i systemet.

Kibana Dashboards för att skapa dashboard från grafbibliotek.

Samtliga rapporter, dokumentmallar och dashboards kan behörighetsstyras och distribueras inom systemet.

Portaler

iFACTS Portaler ger möjlighet att konfigurera användarspecifika portaler där informationen som presenteras är anpassad efter vilka behov den inloggade användartypen har. Portalen är konfigurerbar, består av olika widgets med specifika funktioner och innehåll som dynamiskt placeras i Portalen.

Olika komponenter och objekt kombineras med syfte att styra hur sidor och flöden ska presenteras. Komponenterna är konfigurerbara och sträcker sig från tabellkomponenter och diagram till årshjul och interaktiva dashboards. Detta görs för varje objekttyp (inklusive användare) och flera portaler för samma typ bildar i sin tur perspektiv.

En användarportal som visas vid inloggning och ger åtkomst till relevanta funktioner utifrån användarens roll; exv. mätningar som ska göras, planerade aktiviteter m.m.

Exempel på olika portaler är:

Verksamhetsplan
Riskportal
Kundportal
Skadeportal
Återförsäkrarportal
Aktuarieportal

Konfigurering

iFACTS är uppbyggt av en konfigurerbar arkitektur i 16 huvuddelar där samtliga fritt administreras.

Organisation
Behörighetsgrupper
Användare
Informationsattribut
Taxonomier
Bibiliotek
Formulärbyggare
Ledningsobjekt
Portalbyggare
Tillgångar
Triggers
Rapportbyggare
Riskhantering
Integrationer
Notiferingar
Händelsehantering

Behörigheter

Behörigheterna består av tre viktiga delar i kombination:

Personligt användarkonto. Beskriver vem användaren är och vilken autentiseringsmetod som används.
Behörighetsgrupp. En logisk gruppering av behörigheter, ofta namnsatt för att snabbt ge en uppfattning om innehållet, exv. Administratörer. Gruppen styr exakt vilka moduler, sidor och funktioner som gruppen har åtkomst till.
Organisation. Del av hierarkisk representation av organisationsstrukturen. All data i applikationen har en koppling till organisationer. Exv. ägs en viss tillgång av en organisation, eller ett utskick görs till en viss organisation.

Användarkonton kopplas till en eller flera behörighetsgrupper, och för resp. grupp tilldelas kontot en eller flera organisationer. Detta möjliggör en uppsättning där en användare kan vara administratör för utvalda delar av verksamheten och en vanlig användare för andra delar.

I specialfall används en fjärde del utöver de tre som beskrivs ovan och kan närmast beskrivas som en åtkomstlista. Exv. måste en användare specifikt ges åtkomst till en riskanalys.

Tvåfaktorsautentisering (2FA)

Tvåfaktorsautentisering stöds i iFACTS applikation mer flera olika lösningar.

Azure AD – single sign on möjligt beroende på Office 365 licens
Moible Bank-ID – QR kod/personnummer, verifier i en app med fingeravtrycks-, ansikts- eller iris-scan, eller PIN. Separat avtal med leverantör krävs
Freija OrgID – QR kod/personnummer, verifier i en app med fingeravtrycks-, ansikts- eller iris-scan, eller PIN. Separat avtal med leverantör krävs
Användare & Password + 2FA med SMS – Logga in med användare & password + en engångskod via sms.
Användare & Password + 2FA med Autentiseringsapp – Logga in med hjälp av mobiltelefon med fingeravtrycks-, ansikts- eller iris-scan, eller PIN.
SITHS – Endast för organisationer inom svensk hälso- & sjukvård. Separat avtal med leverantör krävs

API - Integrationer

Systemet är i sitt grundutförande självförsörjande och inte beroende av informationshämtning från externa system. Systemet kan dock levereras med kopplingar till ett antal externa datakällor och tjänster. Kommunikationen med externa system styrs av det externa systemets tillgängliga protokoll. Nuvarande kopplingar använder webservice-anrop (REST eller SOAP).

Exempel på externa kopplingar som finns tillgängliga:

Agresso: Fakturaunderlag (REST, XML)
Belivia: Skadereglering (REST, JSON)
Biznode: Fordonsdata (REST, JSON)
ECB: Valutakurser (REST, XML)
FASS: Läkemedelsdata (REST, XML)
Fortnox: Fakturering, betalning, reserver (REST, NUGET)
Infotorget: Person- och organisationsdata (SOAP, XML)
Multivers: Skadebetalningar (FTP, CSV)
Procountor: Betalningar (REST)
Transportstyrelsen: Fordonsdata (FTP, XML-likt)
Visma: Betalningstransaktioner och kunddata (FTP, XML)

API:et tillhandahåller både data och systemfunktioner för systemets tillgängliga moduler, exv. organisationer, användare och tillgångsinformation.

Åtkomst till det externa API:et styrs på två nivåer:

Autentisering. Varje extern tjänst tilldelas ett unikt användarnamn och lösenord. Uppgifterna används av tjänsten för att hämta ut en tillfällig accessnyckel enligt OAuth2 och OpenID Connect (OIDC) standarden. Accessnyckeln används för att komma åt de API-resurser som finns tillgängliga för respektive tjänst. Accessnyckeln har en kort livslängd för att minimera risken att obehöriga kommer åt och kan använda nyckeln. Både klientkonton och accessnycklar kan återkallas för att förhindra tillgång till API:et.
Rättigheter. Varje accessnyckel är knuten till en specifik användare i systemet. Användaren för respektive tjänst tilldelas endast det minimum av rättigheter som krävs av tjänsten. Systemaktiviteter som utförs via API:et loggas på samma sätt som om en användare manuellt agerat i systemet.

Integrationer som kommunicerar med externa tjänster på initiativ av iFACTS applikation eller schemalagda jobb konfigureras som isolerade moduler. Integrationerna kan anpassas vid behov utan att påverka resterande delar av systemet.

Integrationer följer definierade gränssnitt och all data verifieras mot specifikationen. Vid avvikelser rullas transaktionen tillbaka och fel loggas.